У нас, как и любой сколь-либо прогрессивной компании есть внутренняя информационная система, в которой делаем учет заказов покупателей, здесь же мы формируем счета и закрывающие документы, фиксируем оплаты по счетам и расходы, ну и взаимодействуем с производством.
Больше года назад мы реализовали блок "Отслеживание заказа" для наших клиентов. Вы просто вводите 4-значный номер вашего заказа и видите его статус, а если заказ отгружен то и информацию по доставке,все с интеграцией со СДЭК. Никакой конфиденциальной информации на сайт мы не выдаем, так что доступ только по номеру заказа. Поясним подробнее,что значит каждый статус, чтобы вы больше понимали ситуацию и как все устроено, при необходимости.
Заявка.
Это самый начальный этап, заказы через сайт поступают именно в этом статусе, так мы обозначаем и запросы от клиентов, поступающие по другим каналам. Это вроде черновика, по заказам в этом статусе не ведется работа.
В работу.
Допустим, поступает заявка, мы видим, что она не в наличии или не полностью в наличии и если там ходовые позиции, то можем проставить этот статус. Производство начинает с ним работу, но не в приоритетном режиме, а фоновом, ставит в очередь. Таким образом, если через какое-то время заказ подтвердится, то он уже продвинется по своим производственным циклам, а если не подтвердится, то и ничего страшного - лягут позиции на склад и ввиду востребованности все равно уйдут.
На обсуждении.
По сути, это та же "Заявка", но как бы обработанная, есть какое-то первичное понимание что с ней. Ставим такую метку, допустим,если заказ не до конца согласован как с точки зрения условий, так и с точки зрения комплектации. Метка, что мы в диалоге с клиентом.
Ожидаем оплату.
Статус, когда мы согласовали комплектацию и подготовили счет клиенту и он вроде как намерен его оплачивать. Отличный повод связаться с клиентом, если длительное время не поступает оплаты, может изменилось что. В производство не запускаем.
Подтвержден.
Такой статус мы иногда ставим на заказы постоянных клиентов, когда нас уверили, что заказ точно актуален, можно делать. Это один из приоритетных статусов, заказы ставят в план как "оплаченные", но перед отправкой мы дожидаемся оплаты и только тогда отгружаем.
Отменен.
И такое бывает, грустим ) Как только узнаем, что заказ отменяется, то сразу же делаем соответствую метку, чтобы уже не держать его в поле зрения.
Частично оплачен. Это что-то среднее между "Подтвержден" и "Оплачено" ) В производстве реализовывается в приоритетном режиме. Бывает, сформировали с клиентом заказ, он его оплатил, но позже добавляет позиции, мы корректируем заказ и отправляем на оплату и вот пока не поступила доплата он находится в данном статусе. Или же бывает мы индивидуально согласовываем оплату заказа (если он прям крупный) частями, например половина на старте и половина по выполнению заказа, но это редкая модель работы.
Оплачено.
Самый приоритетный статус. Тут все просто - реализовываем и отгружаем заказы с этим статусом в первую очередь. Как только отмечаем данный статус в системе - клиенту приходит автоматическое письмо о данном факте, так уведомляем о том, что оплата поступила. Если у вас полная оплата и не этот статус (а какой-то из ранее описанных), значит мы не увидели вашу оплату - тут стоит связаться с нашим менеджером и уточнить в чем дело, а то ведь по нему может и не вестись работа, раз нет отметки.
Собран.
После того как мы произвели (если не было в наличии) и скомплектовали ваш заказ мы ставим именно этот статус. И в этот момент вам приходит письмо на почту, там же есть и ссылка на отслеживание, если мы его отправляем доставкой. Если вы сами забираете в нашем офисе, то можете смело приезжать.
Частично отгружен.
Этот статус больше для нашего внутреннего пользования, позволяет лучше ориентироваться что с заказами и если видим такой статус, то отличный повод менеджеру склада проверить, что мы там еще должны клиенту доотправить.
Отгружен.
Это следующий статус после "Собран", когда мы отправляем заказ с доставкой по России, здесь уже все становится интерактивно, так как появляется синхронизация со СДЭКом и вы видите где едет ваш заказ, его накладная и если заказ едет на пункт выдачи, то подгружается его адрес и контакты.
Ожидает на ПВ.
Этот статус формируется автоматически через нашу онлайн связь со СДЭК, как только заказ поступает на пункт выдачи. В этот момент клиенту уходит письмо с информацией по данному заказу и как его получить. Нам также полезно это видеть в базу, мы можем прозвонить клиентов, у кого этот статус зафиксировался надолго, а то ведь если заказа левит на ПВЗ больше недели, то его могут и вернуть нам обратно.
Доставлен.
Если клиент забирает заказ у нас в офисе, то мы его проставляем вручную. Если делаем доставку, то как только в транспортной компании появляется отметка о том, что заказ вручен клиенту, то данный статус проставляется в нашей системе автоматически. Финальная стадия заказа ) а через месяц клиенту придет письмо с просьбой оценить нашу продукцию, наш сервис. Если хорошо - хвалите, пишите нам ответы. Если плохо отработали, то ругайте нас пожалуйста! А то ведь и не узнаем о косяках.
